Quản lý tồn kho tại ITOPX POS là lưu trữ chính xác tất cả các phiếu nhập, xuất hàng hóa. Liệt kê chi tiết số lượng hàng hóa đã nhập, đã xuất theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần, từng tháng, từng năm để xem xét cân đối việc nhập xuất hàng với nhu cầu của khách hàng.

Quản lý Tồn Kho có giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng. Vì vậy, mọi khách hàng, kể cả những người không có nhiều kiến thức về kế toán hay công nghệ thông tin vẫn có thể tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng và thành thạo. 

Mục quản lý tồn kho có 3 tab chính: Nhập kho, Xuất kho, Kiểm kho.

Xuất kho: thể hiện danh sách đơn hàng của shop

Thông tin của 1 đơn nhập/xuất kho bao gồm:

  1. Mã nhập/xuất: gồm chuỗi 9 ký tự gồm chữ và số, có chức năng để định danh đơn nhập/xuất.

  2. Phương thức: là phương thức của đơn xuất/nhập này, gồm: nhập hàng và bán hàng

  3. Tham chiếu: có 2 nguồn tham chiếu, nếu nhập kho thì tham chiếu là đơn nhập hàng, nếu xuất kho thì tham chiếu là đơn hàng.

  4. Đối tác: ở đây các thể là khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà vận chuyển

  5. Số sản phẩm: là số sản phẩm mà bạn nhập/xuất kho

  6. Tổng số lượng: là tổng số lượng hàng hóa mà bạn nhập/xuất kho

  7. Tổng giá trị: là tổng giá trị đơn xuất/nhập kho (được tính dựa vào tổng số lượng * giá trị hàng hóa)

1. Tạo phiếu nhập kho

- Bước 1: Trên thanh menu dọc, chọn mục "Quản lý tồn kho", khi đó giao diện sẽ hiển thị như bên dưới:

 

- Bước 2: Nhấn vào nút "Tạo đơn nhập hàng" để sinh ra phiếu nhập kho

 

Khi đó giao diện sẽ hiển thị như sau:

 

- Bước 3: Điền thông tin của đơn nhập hàng, sau đó bấm nút "Xác nhận" để hoàn thành thao tác tạo đơn nhập hàng.

***Lưu ý: nút "Lưu nháp" không tạo phiếu nhập kho. Mà tạo đơn nhập hàng có trạng thái chưa xác nhận. Khi xác nhận đơn nhập hàng, mới tạo phiếu nhập kho ở giao diện quản lý tồn kho.

Sau khi xác nhận thành công đơn nhập hàng, giao diện đơn nhập kho sẽ hiển thị danh sách đơn nhập kho như sau:

 

 

2. Tạo phiếu xuất kho

- Bước 1: Trên thanh menu dọc, chọn mục "Quản lý tồn kho", khi đó giao diện sẽ hiển thị như bên dưới:

- Bước 2: Nhấn vào nút "Tạo đơn hàng" để tạo đơn nhập kho.

Khi đó giao diện sẽ hiển thị như sau:

 

- Bước 3: Điền thông tin của đơn hàng, sau đó bấm nút "Tạo đơn hàng" để hoàn thành thao tác tạo đơn hàng.

Sau khi tạo thành công đơn hàng giao diện xuất kho sẽ hiển thị như sau:

 

Khi tạo đơn hàng thành công ⇒ Tạo ra đơn hàng Tạo phiếu xuất kho

Khi hủy đơn hàng ⇒ Tạo phiếu nhập kho

3. Kiểm kho

Kiểm kho là một hoạt động thường xuyên được các cửa hàng thực hiện để kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho nhằm nắm được lượng chêch lệch giữa con số được lưu trên sổ sách với số lượng thực tế. Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó.

Khi lập một phiếu kiểm kho, nhân viên kiểm kho cần nhập vào các thông tin:

  • Về mặt hàng

  • Số lượng tồn kho được lưu trên hệ thống,

  • Số lượng thực tế đếm được.

 

Có thể thấy là số tồn kho được lưu trên hệ thống và số kiểm thực tế có sự chênh lệch là 900. Sau khi hoàn thành cân bằng kho, hệ thống sẽ tự động thay đổi số lượng tồn kho của mặt hàng và thông tin thay đổi sẽ được hiển thị trên phiếu xuất kho (theo ví dụ trên) của mặt hàng đó như sau:

Hệ thống sẽ xuất phiếu nhập kho / xuất kho tùy thuộc vào số lượng chênh lệch tăng hay giảm của sản phẩm.

Hệ thống sẽ tự động tính ra số lượng chênh lệch. Sau đó ITOPX POS sẽ xuất ra một phiếu kiểm kho với những thông tin về:

  • Mã kiểm kho

  • Số Sản phẩm

  • Số Sản phẩm lệch

  • Số lượng thực tế

  • Lệch tăng

  • Lệch giảm

  • Trạng thái

  • Ghi chú

 

Ngoài ra, với những mặt hàng bạn mới tạo ra thì hệ thống cũng sẽ tự động lập một phiếu kiểm kho để tự động cân bằng số lượng của hàng hóa đó.

Để kiểm tra lại thông tin số lượng tồn kho trên sản phẩm, bạn có thể vào mục sản phẩm, chọn đúng sản phẩm vừa được kiểm kho để kiểm tra cụ thể lịch sử tồn kho tại nút "lịch sử"


(*) Xem thêm: